Bonnes pratiques de visioconférence

Je constate fréquemment que, malgré une technique maintenant au point, la plupart des utilisateurs de visioconférence n’en font pas vraiment un usage optimum.

J’ai fait une petite vidéo sur le sujet, que voici

En complément, voici quelques conseils que je peux donner, après avoir expérimenté plein d’usages différents, et en utilisant au quotidien ce magnifique outil :

  • Pas besoin d’équipement haut de gamme pour réussir une visioconférence ! N’importe quel téléphone un peu récent suffit. J’utilise pour ma part un iPhone 6S, et qui ne m’a jamais fait défaut
  • Utiliser de préférence un téléphone, ou une tablette : les versions “app mobile” des outils de visio sont souvent bien plus matures que leur équivalent Desktop. De plus, l’intégration audio/vidéo est souvent bien meilleure sur un téléphone (il ne faut pas oublier en outre qu’un iPhone récent est plus puissant que la plupart des ordinateurs portables…)
  • Si vous avez besoin de faire un conférence à plusieurs, il est parfois plus simple de s’installer chacun derrière son ordinateur plutôt que d’avoir une “salle de visioconférence” dans laquelle s’entassent une partie des participants. Ainsi, tout le monde est sur un pied d’égalité, et il n’y pas de différence de traitement entre les présents sur place et ceux à distance !
  • Si vous tenez à vous réunir dans une salle, peu importe l’équipement, en revanche il est important d’avoir un micro omnidirectionnel pour que chacun puisse être audible
  • Plus généralement, le son est l’élément primordial d’une visioconf réussie. La vidéo peut être perfectible, mais un son trop grésillant ou instable va vous agacer très rapidement. Si vous le pouvez, utilisez un micro-casque
  • La visioconf s’accomode peu d’un fonctionnement où tout le monde parle à la fois. Il va falloir se discipliner, ne pas trop couper la parole, mais c’est finalement pour le meilleur ! Si vous avez du mal, je conseille d’avoir un “maître de cérémonie” qui passera la parole, et qui devra s’assurer que chacun a l’occasion de s’exprimer. Et lever la main pour demander à prendre la parole n’est pas réservé à une salle d’école primaire !
  • N’hésitez pas à vous connecter plusieurs fois. Par exemple, il m’arrive d’être connecté trois fois sur une visio, avec mon téléphone pour être filmé, ma tablette pour pouvoir dessiner sur le tableau blanc, et mon ordinateur pour partager l’écran et faire des démonstrations
  • Pour “casser la glace”, et vous habituer à cet environnement, n’hésitez pas à faire des visioconf sans enjeu. Par exemple, il m’arrive de faire des visios un mug à la main pour faire une pause café entre collègues, et parler de tout et rien, dire du mal des gens, se raconter les potins, bref rendre la visio (presque) aussi conviviale qu’une machine à café !
  • Si je n’avais qu’un seul conseil à donner, c’est celui ci : il faut absolument désacraliser la visioconférence. En ayant suffisamment confiance en la technique, et en ne faisant pas de la communication avec la personne à distance un moment clé, mais au contraire une expérience aussi banale que ce qu’est devenu un coup de téléphone à un interlocuteur

Le jour où vous commencerez une visioconf sans dire “allooooo tu m’entends ????”, ça voudra dire que vous avez suffisamment confiance en votre outil, et donc que votre pratique est en bonne voie !

 

Préparez votre nouvelle année avec les mindmap

Ah, les résolutions du nouvel an… Vous savez, les trucs qu’on se promet très très fort, et qu’au mieux on tient quelques jours, et qu’au pire on aura oublié dès la soirée du réveillon passée.

Pourtant, le côté “page neuve” d’une année nouvelle, avec ce que cela amène d’espoir, d’envies, d’énergie renouvelée, est une belle occasion de se poser quelques questions sur sa vie, ses projets, et pourquoi pas en convertir quelques uns.

Déjà, commençons par ne pas parler de résolution, mais plutôt d’objectifs. Le but n’est pas ici de rêver à voix haute d’un idéal qu’on voudrait être, mais de se préparer mentalement à avoir une année constructive !

Dans toutes les directions

Je vous propose,  à la veille de cette nouvelle année, d’utiliser les techniques du mind-mapping pour réfléchir à ce que vous voulez vraiment pour cette nouvelle année. On pourrait se dire qu’une des conditions pour que des objectifs fonctionnent, c’est de ne pas en faire trop. Au maximum 2 ou 3, voire une seule. Là je vous propose de réfléchir sur 8 axes différents ! Mais, surtout de ne pas réfléchir de manière trop linéaire, mais plutôt dans un mode qui correspond probablement mieux à ce qui se passe dans votre tête, et dans votre vie : dans toutes les directions à la fois !

 

Pour faire ce schéma, j’ai utilisé l’application MindNode, qui existe sur Mac et sur iPhone/iPad. Mais il en existe tout un tas d’autres… et vous pouvez aussi bien entendu faire ce genre de schéma sur un simple bout de papier !

Huit catégories

Voici les 8 catégories que je vous propose, et qui sont inspirées d’une coach américaine :

  • Amour : que souhaitez vous pour votre vie à deux ? Que vous soyez en couple ou non, souhaitez vous une évolution ? Un perfectionnement ?
  • Fun : une vie équilibrée passe par des choses qui doivent être légères. J’ai mis par exemple pour ma propre année 2017 de passer un Weekend à Londres avec mes enfants
  • Santé : que voulez vous améliorer ? Arrêter de fumer ? Perdre du poids ? Quantifier un objectif (“-10kgs” par exemple) peut être une bonne idée
  • Carrière : quels sont les projets que vous souhaitez mener sur cette année à venir ?
  • Hobbies : s’investir dans un hobby est souvent un des meilleurs moyens de trouver un équilibre psychique. Je me suis fixé en 2017 d’apprendre à jour du Ukulele. On trouve plein de méthodes sur Youtube, ya plus qu’à m’en acheter un…
  • Esprit : un autre pilier fondamental est de réfléchir à sa propre spiritualité. On ne parle pas forcément de religion ici, cela peut prendre une toute autre forme. 2017 pourrait être par exemple une bonne occasion de se mettre régulièrement à la méditation !
  • Famille et amis : avez vous envie de reconnecter avec un proche qui s’est éloigné ? De reconstruire des choses, ou d’accorder plus de temps à un groupe d’amis en particulier ?
  • Argent : au delà des objectifs un peu flou (on aimerait tous avoir plus d’argent !), il est peut-être possible de déterminer des pistes plus précises, des ébauches de plan à dérouler au cours de l’année à venir.

En face de chaque “branche”, écrivez donc, en quelques mots simples, entre 1 et 3 objectifs. Peut-être que certaines branches seront plus légères que d’autres, ce n’est pas grave. Le plus important est que ce schéma représente votre équilibre de vie. On ne peut pas vivre que pour le travail, ni que pour les loisirs ; une vie épanouie s’appuie sur plusieurs piliers, tout comme une table ne peut tenir debout qu’avec plusieurs pieds.

Une fois ce schéma fait, imprimez le. Accrochez le à un endroit où vous passez régulièrement. Le mien est bien visible depuis mon bureau.

Visualisation au quotidien

Et ensuite… lisez ce schéma. Aussi souvent que possible. Tous les jours si c’est envisageable. Souvenez vous chaque jour que constituera cette année 2017 ce que vous avez souhaité de mieux pour vous-même. Ces techniques d’affirmation, de visualisation (n’hésitez pas à vous imaginer en train d’accomplir ces projets !) sont de vieux trucs de développement personnels mais qui marchent bigrement bien, à condition de les intégrer dans votre routine quotidienne. C’est pourquoi il est important d’avoir votre mindmap 2017 en permanence à portée de regard.

Une fois ce schéma bien en tête, et à portée de main, réfléchissez à comment exécuter ces objectifs. Quelles sont les étapes pour y parvenir ? Comment faire en sorte que chacun des longs chemins que vous recensez en tant qu’objectifs puissent commencer chacun par un simple premier pas ?

Je vous souhaite à tous une très belle, riche, et épanouissante année !

Gérer ses mails façon GTD

A la demande générale de Marie, je relance un peu ce blog, le temps d’expliquer comment je m’y prend pour gérer mes mails, et tenter de ne pas trop me faire déborder…

Voici quelques principes, non limitatifs :

  • Etre un minimum discipliné. Une méthode, ça a un intérêt si on la suit.
  • Se désintoxiquer du TOC “je checke mes mails toutes les 5mn”
  • L’inbox devient juste une boîte “de transition”, qui a vocation a se vider complètement, sinon, il y a un problème !
  • On utilise son client mail de deux manières très distinctes, et qui ne doivent pas se mélanger : un moment pour trier ses mails (une fois le matin et une fois en début d’après midi, par exemple), et un moment pour les traiter

J’ai créé plusieurs boîtes dans lesquelles je trie mes mails. Pas de boîte “par thème” (ça me parait de plus en plus inutile, à l’heure des moteurs de recherches performants), mais par priorité de traitement. Chez moi, ça donne :

  • Today : cette boîte n’est censée contenir que les mails à traiter impérativement ce jour. Pour respecter la méthode GTD, cet objectif doit être tenable, et pas décourageant.
  • Soon : cette boîte contient des éléments susceptibles d’être remontés dans la boîte “today”.
  • Later : il faut bien l’avouer, cette boîte devient rapidement la “poubelle-bis” : il s’agit des mails qu’il faudrait traiter un jour, quand on aura le temps…
  • Save : cette boîte contient les mails déjà traités, ou ne nécessitant pas de traitement particulier, mais qu’on souhaite conserver

Et… c’est tout. Pas d’autres dossiers, trop compliqué à gérer.

La clé du truc est la séparation des tâches : lorsqu’on trie ses mails, il faut absolument résister à la tentation de les traiter ! La seule action “autorisée” est celle de déplacer un mail d’un dossier à l’autre :

  • dans un premier temps, pour vider l’Inbox et ventiler les mails fraîchement reçus entre les différents dossiers
  • dans un deuxième temps, pour transférer des mails de “soon” à “today” (sinon, on prend le risque d’avoir un dossier “soon” qui devient un “later-bis”…)

Appliquée avec un minimum de rigueur, cette méthode d’organisation a plein d’avantages : on gagne un temps fou à ne pas scruter sans arrêt ses mails, et on est à peu près sûr de ne pas trop en oublier, dès lors qu’on s’astreint à “tomber” régulièrement son dossier “today”. Seul vrai inconvénient : on allonge un peu le temps de traitement de ses mails : fini les mails répondus dans les 5 minutes. Mais à choisir entre la possibilité d’une réponse immédiate, et la garantie de ne pas être oublié, le plus important n’est peut être pas la précipitation !

Cette méthode n’a pas vocation à être une réponse absolue à tous les modes de fonctionnements… Et vous, vous fonctionnez comment ?