Gérer ses mails façon GTD - JD and Co

Gérer ses mails façon GTD

A la demande générale de Marie, je relance un peu ce blog, le temps d’expliquer comment je m’y prend pour gérer mes mails, et tenter de ne pas trop me faire déborder…

Voici quelques principes, non limitatifs :

  • Etre un minimum discipliné. Une méthode, ça a un intérêt si on la suit.
  • Se désintoxiquer du TOC “je checke mes mails toutes les 5mn”
  • L’inbox devient juste une boîte “de transition”, qui a vocation a se vider complètement, sinon, il y a un problème !
  • On utilise son client mail de deux manières très distinctes, et qui ne doivent pas se mélanger : un moment pour trier ses mails (une fois le matin et une fois en début d’après midi, par exemple), et un moment pour les traiter

J’ai créé plusieurs boîtes dans lesquelles je trie mes mails. Pas de boîte “par thème” (ça me parait de plus en plus inutile, à l’heure des moteurs de recherches performants), mais par priorité de traitement. Chez moi, ça donne :

  • Today : cette boîte n’est censée contenir que les mails à traiter impérativement ce jour. Pour respecter la méthode GTD, cet objectif doit être tenable, et pas décourageant.
  • Soon : cette boîte contient des éléments susceptibles d’être remontés dans la boîte “today”.
  • Later : il faut bien l’avouer, cette boîte devient rapidement la “poubelle-bis” : il s’agit des mails qu’il faudrait traiter un jour, quand on aura le temps…
  • Save : cette boîte contient les mails déjà traités, ou ne nécessitant pas de traitement particulier, mais qu’on souhaite conserver

Et… c’est tout. Pas d’autres dossiers, trop compliqué à gérer.

La clé du truc est la séparation des tâches : lorsqu’on trie ses mails, il faut absolument résister à la tentation de les traiter ! La seule action “autorisée” est celle de déplacer un mail d’un dossier à l’autre :

  • dans un premier temps, pour vider l’Inbox et ventiler les mails fraîchement reçus entre les différents dossiers
  • dans un deuxième temps, pour transférer des mails de “soon” à “today” (sinon, on prend le risque d’avoir un dossier “soon” qui devient un “later-bis”…)

Appliquée avec un minimum de rigueur, cette méthode d’organisation a plein d’avantages : on gagne un temps fou à ne pas scruter sans arrêt ses mails, et on est à peu près sûr de ne pas trop en oublier, dès lors qu’on s’astreint à “tomber” régulièrement son dossier “today”. Seul vrai inconvénient : on allonge un peu le temps de traitement de ses mails : fini les mails répondus dans les 5 minutes. Mais à choisir entre la possibilité d’une réponse immédiate, et la garantie de ne pas être oublié, le plus important n’est peut être pas la précipitation !

Cette méthode n’a pas vocation à être une réponse absolue à tous les modes de fonctionnements… Et vous, vous fonctionnez comment ?

4 réflexions au sujet de “Gérer ses mails façon GTD”

  1. Je suis très angoissée à l’idée de ne plus avoir de dossiers pour chaque client / projet, je ne sais pas si je pourrai m’y faire pour tout ce qui touche à mes prestas. Pour le reste, pourquoi pas, vu que je range un peu tout n’importe comment et comme tu le dis, les moteurs de recherche ont fait des progrès …

  2. Salut JD,

    J’applique une méthode assez proche avec toutefois un petit bémol : lors du tri des mails si j’estime que le temps de réponse/traitement à un courrier est très court (moins d’une ou deux minutes) je m’en occupe immédiatement. C’est d’ailleurs ce que préconise David Allen (“La règle des 2 minutes s’impose dès qu’il faut plus de temps pour classer et retrouver un élément qu’il ne vous en faut pour le traiter tout de suite”).

    Mais encore une fois il n’y a pas de règle absolue, à chacun de trouver la méthode qui lui convient !

    @xaviercm

  3. @Marie : en fait je trouve qu’il manque aux clients mails la possibilité de “tagger” à la volée un mail, ça serait un élément de réponse à ce besoin de classement. Mais j’ai abandonné l’idée d’avoir des dossiers très ordonnés quand je me suis rendu compte qu’ils étaient autant de “mouroirs” à mails en souffrance : je les enterrais en les dispersant ainsi

    @Xavier : oui tu as tout à fait raison ! On m’a déjà fait la remarque, et c’est effectivement cohérent. Un ami me disait qu’il donnait en outre à chaque tâche un estimatif du temps de traitement pour pouvoir se dire “tiens, j’ai 10mn avant l’aller bouffer, qu’est ce que je peux prendre comme tâche en attendant”

  4. Bonjour,
    Je pense que la première chose à appliquer est d’arrêter de lire immédiatement un mail qu’on vient de recevoir. Car ça casse le rythme de ce qu’on est en train de faire en plus sans forcément être utile vu que certains mails sont souvent sans grand intérêt ou pas du tout urgent. Moi je ferme carrément ma boite mail et je ne l’ouvre que deux ou trois fois par jour seulement.

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